Hoe we zelf ons succes saboteren

Je kent dit vast wel: hoewel je druk-druk-druk bent, marcheert het op het werk eigenlijk wel redelijk. Goed, je bent niet elke avond op tijd thuis en je avondje sporten schiet er wel eens bij in. Gemiddeld loopt het aardig, zolang er maar geen "gedoe" is. Want als er gedoe is, moeten alle zeilen worden bijgezet en gaat jouw planning overboord. Dat zijn de momenten waarop je weet: "plannen en timemanagement werkt gewoon niet voor mij". Eens? Lees dan verder en ontdek waarom dat NIET waar is…

Overgeleverd aan het systeem

Als plannen en timemanagement voor jou niet werkt, is het vaak omdat er "dingen tussendoor" komen. Externe omstandigheden halen je uit je flow en daar heb je je dan maar aan over geven. Zo ging het altijd en dat zal niet anders worden ook…
Dat zijn ook de tegenwerpingen die ik krijg wanneer ik probeer iemand handvatten aan te reiken om er toch anders mee om te gaan. "Werkt toch niet", "je moest eens weten hoe het bij ons toe gaat" en "ik heb echt alles al geprobeerd". Het zijn de mensen die zich overgeleverd hebben aan een systeem. Ze hebben het gevoel alleen op die manier in hun omgeving te kunnen blijven functioneren. Misschien levert het aan het ene front inderdaad credits op om je maar te voegen, maar op een ander lijstje ga je gegarandeerd in de min.

Van kwaad tot erger

Geen "nee" zeggen tegen iets dat je eigenlijk niet echt wilt, betekent dat je geen "ja" kunt zeggen waar je dat wel wilt. Als je je geconformeerd hebt aan lange termijn doelstellingen, mag je daar niet keer op keer de Waan van de Dag tussendoor laten komen. Uiteindelijk heeft dat impact op je functioneren en dus op het succes van jezelf en van je team. Vorig jaar bijvoorbeeld bleek uit onderzoek van de Politievakbond ACP dat politieagenten door werkdruk zo vaak operationeel werden ingezet, dat dat ten koste ging van hun wapentraining. Daardoor kwamen ze niet aan het aantal trainingsuren dat noodzakelijk is om de schietvaardigheid op peil te houden. Gevolg: agenten die slecht scoorden in tussentijdse toetsen, mochten geen operationele taken uitvoeren die het dragen en eventueel gebruiken van dienstwapens vereisen. Zo werd méér blauw op straat vanzelf weer minder blauw op straat.

Elke stap in de goede richting

Als je zou kunnen werken aan je lange termijn doelstellingen door stomweg je korte termijn op orde te hebben, zou dat driemaal winst zijn. Ten eerste overvallen zaken je niet meer en ten tweede heb je de wetenschap dat elke stap die je zet, er één in de goede richting is. Dat samen vermindert ook nog eens de dagelijkse stress: je weet immers waarvoor je het allemaal doet. Wie zorgt dat ‘ie op deze manier kan werken, werkt zowel effectief als efficiënt: dat is én bezig met de goede dingen én met de juiste inzet van energie.

Efficiënt versus effectief

Ineke Kievit maakt in de herziene uitgave van haar boek "Effectief tijdbeheer" (Boom, ISBN 978 902 442 162 0) dat onderscheid tussen effectief en efficiënt werken. Bij effectief werken hoort de vraag "wat wil ik bereiken". Wie z’n effectiviteit goed geregeld heeft, kan daar op plannen. Efficiency is nodig als de buitenwereld je planning bedreigt. Alles wat jij toestaat inbreuk te maken op je planning, is een tijdrover (lees ook "Tijdrovers".
 
Goed om kunnen gaan met tijdrovers, is efficiënt werken. Om helder te krijgen wat je daar aan kunt doen, maakt Kievit het onderscheid tussen interne en externe tijdrovers.
Interne tijdrovers veroorzaak je min of meer zelf en daar heb je dus direct invloed op. Externe tijdrovers komen van buiten, die kun je nog proberen te kanaliseren.

Dit zijn bijvoorbeeld interne tijdrovers:

  • Gebrek aan discipline
  • Onvermogen om te delegeren
  • Onvermogen om "nee" te zeggen
  • Rommelig bureau
  • Uitstellen
  • Besluiteloosheid
  • Voor elk van deze tijdrovers geeft Kievit in dit overzichtelijke boekje wat tips. Kort beschouwd komen die op het rijtje doelen stellen, prioriteren, plannenen discipline opbouwen.

Dit zijn externe tijdrovers:

  • Bezoekers
  • Telefoon
  • Vergaderingen
  • Papierwerk/archiveren
  • Post
  • E-mail
  • Lezen
  • Afhankelijkheid van derden
  • Social Media

Voor externe tijdrovers is de remedie grofweg je taken kennen, grenzen stellen en "nee" zeggen.
 
Voor zowel de externe als de interne tijdrovers zijn er dus oplossingen. De interne worden als het moeilijkst ervaren: om die het hoofd te bieden, moeten we immers iets doen. Aan de externe tijdrovers geven we ons vaak gemakshalve maar over. Die laatste liggen dan aan de omstandigheden of aan de ander (lees ook Waarom het altijd aan de ander ligt). Herken je dat? Dan is er hoop: wie zijn tijd uit handen geeft heeft in dat opzicht geen externe, maar louter interne tijdrovers. Dan ben je het immers zelf, die zich overgeeft aan de Waan van de Dag. Dat duurt precies zo lang als jij het zelf duren laat. Goed nieuws: dan ligt het dus binnen je eigen domein om het op te lossen. Het slechte nieuws: voor sommigen van ons is dat nou net de bottleneck.

Hoe tackel je de geniepigste

In de opsomming van Kievit is de combinatie uitstellen/besluiteloosheid te maken. Dat is de meest geniepige die ik ken. Daarachter gaat faalangst/slaagangst schuil. Veel van mijn coachees hebben daar last van. Dat heeft niets te maken met het gebrek aan een vaardigheid als wel met een cirkelredenering die ze ooit geadopteerd hebben. Die gaat zo:

  • Ik ben veeleisend naar mezelf
  • Ik ben (dus) vaak teleurgesteld in mezelf
  • Als ik veel van mijzelf mag eisen, mag ik dat ook van anderen
  • Ik ben daarom nog vaker teleurgesteld in anderen
  • Hoe dan ook, kan ik dus beter de zaken zelf oppakken en laten zien hoe het moet

Herkenbaar

Als je dit herkent, dan is het goede nieuws dat die cirkelredenering er een is die je zelf ooit geadopteerd hebt. Niemand heeft ‘m je gedicteerd. Waarschijnlijk heb je ‘m zelf samengesteld naar aanleiding van wat je waarnam in je omgeving. Dat heeft je doen besluiten dat je gelooft in de overtuiging achter die cirkelredening.
En net zo simpel kun je nu besluiten dat je gelooft in een andere waarheid. Iets in de trant van "ik hoef niet alles alleen te doen" of "ik kan altijd hulp vragen". Of zoiets simpels als "morgen is er weer een dag". Wie vasthoudt aan "plannen werkt niet voor mij" saboteert z’n eigen succes.

Recente blogs

Meer weten

Wil je meer weten over dit onderwerp? Neem dan contact met me op voor een vrijblijvend gesprek.
Bel me op 0570 77 56 29.

Dit artikel verscheen ook op managersonline.nl