Hoe je je team versterkt van binnenuit

Als professioneel trainer mag ik regelmatig helpen om de onderlinge communicatie in een team naar een hoger niveau te tillen. Behalve die interventie waarderen ze vaak ook dat ze eindelijk weer eens iets in gezamenlijkheid mogen doen. Ja, zo gaat dat kennelijk: binnen de meeste teams van zelfstandig werkende professionals vervreemden mensen uiteindelijk zo ongeveer van elkaar. Wat ooit in elkaar gestoken is als een zorgvuldig samengestelde mix medisch specialisten, coaches of casemanagers (je mag ook advocaten, hoogleraren of anderen lezen), verwordt tot een kostbare onsamenhangende mix die slecht communiceert en niet leert van elkaar. Uiteraard: ieder haalt individueel de punten voor z’n accreditatie, maar de kans om een bijscholingsdag ook uit te nutten voor reflectie, wordt zelden gepakt: we zijn druk, druk, druk…

Ieder vindt z’n wiel uit

Of het nu in het bedrijfsleven is, in de zorg, in het onderwijs of in het publieke domein: er werken daar bevlogen mensen en hun werkdruk omschrijven ze als ‘hoog’. De onderlinge gesprekken gaan haast vanzelf altijd strikt over doelstellingen, planning en andere bedrijfsmatige aspecten: de wat-kant van het werk. De hoe-kant, hoe je omgaat met inhoudelijke zaken komt niet aan bod. Gelukkig hebben de meeste beroepsgroepen een accreditatiesysteem, waardoor ze individueel wel blijven ontwikkelen. Maar onderlinge afstemming binnen het kantoor of de vakgroep is er nauwelijks: ieder vindt z’n eigen wiel uit. De samenhang verdwijnt, van een gemeenschappelijke aanpak is geen sprake meer en heel langzaam drijft het team uit elkaar. In het ergste geval gaan er mensen weg en zakt de kwaliteit van de hele organisatie scheef.

Kennis delen is vermenigvuldigen

Structureel collegiaal overleg zou kunnen maken dat teamleden onderling beter gaan communiceren en zo ook kunnen leren van elkaar. Ook kan het team samen scherp blijven op procedures en richtlijnen. Voor het laatste, de vorm, is er intercollegiale toetsing. Voor de inhoud kennen we supervisie en intervisie, twee begeleidingsvormen die wel op elkaar lijken maar toch heel verschillend zijn.

Intercollegiale toetsing

Intercollegiale toetsing bevordert de professionele werkwijze van bijvoorbeeld leraren en helpt die bewaken. Leraren vergelijken hun handelen onderling en ze bespreken de normen en richtlijnen van de schoolorganisatie. Deze vorm is overal toepasbaar waar professioneel handelen raakt aan ethiek.

Supervisie

Supervisie is een begeleidingsvorm om individueel te professionaliseren. Werken met een supervisor verbetert kwalitatief; supervisie is gericht op het systematisch ontwikkelen van het vermogen te reflecteren op je eigen handelen. Je supervisor vertelt niet hoe je je probleem moet oplossen, al kan een supervisor wel kennis aandragen en je helpen vaardigheden te verbeteren. De supervisor is meestal een senior in het vakgebied: kennis van zaken is dus een eerste vereiste.

Intervisie

Intervisie is een veel gebruikte vorm om collegiaal overleg en dito consultatie te plegen. Bij intervisie worden werk gerelateerde vragen in groepsverband uitgewerkt. Die vragen zijn altijd gericht op ‘hoe ga ik met dit vraagstuk om’, op gedragsaspecten dus. Door intervisie ontwikkelt zowel het individu als de groep een zekere mate van zelfsturing.
In een groep ontstaan er ook nieuwe inzichten op de door de deelnemers ingebrachte werkvragen. Daar gaat het dus om: de deelnemers brengen een casus in waarover ze een vraag hebben. Bij een goede intervisie-sessie bevragen de deelnemers de inbrenger van de casus. Die komt, van antwoord naar antwoord, zelf tot inzichten.
Resultaat is dat het professioneel niveau omhoog gaat en dat de samenwerking verbetert.
Het is niet de bedoeling dat iedere deelnemer direct al suggesties roept over wat de beste aanpak zou zijn: zo’n rondje met suggesties mag aan het eind, als de inbrenger van de vraag ‘klaar’ is. Een intervisiegroep wordt beurtelings voorgezeten door één van de groepsleden.

Protocollen en vorm

Intervisie is niet zomaar een vrijblijvend, ongestructureerd gesprek. Omdat het niet in eerste instantie gaat om een collegiaal advies, is het goed om afspraken te maken over de vorm van de discussie. Er zijn een aantal gespreksvormen, waarbij deze elementen altijd terugkomen:

  1. Probleemdefinitie
  2. Tot nu toe toegepaste aanpak / techniek
  3. Doorvragen op de aanpak
  4. Inventariseren en wellicht testen van alternatieven
  5. Conclusies

Meestal is er inbreng van maar één van de leden, die in de ‘hotseat’ mag plaatsnemen. De leden van de intervisiegroep zijn bij toerbeurt voorzitter. Om te leren werken met het format en er ervaring in op te doen, kan het verstandig zijn eerst een externe gespreksleider in te zetten; anders dan bij supervisie hoeft die niet diep ingevoerd te zijn in het vakgebied.

70 voorbeelden

In haar boek ‘morgen doe ik het nog beter’ (ISBN 9789463650373) beschrijft Peta Twijnstra bijna 70 gevarieerde werkvormen en modellen voor intervisie. In haar optiek kunnen we intervisiegesprekken vaak effectiever; niet verwonderlijk dus dat ze een dynamisch model aanreikt waarmee we kunnen variëren. Dit komt steeds en in dus wisselende samenstelling aan bod:

  • Een opwarmer (loslaten van de waan-van-de-dag en concentratie verzamelen)
  • Terugkijken (op de vorige bijeenkomst en de gemaakte afspraken)
  • Inbreng genereren voor deze sessie
  • Modellen (om te kunnen variëren en om te zorgen dat er diepgang en structuur is)
  • Andere werkvormen (waarin persoonlijke ontwikkeling centraal staat, los van het ingebrachte onderwerp)
  • Een afsluiting (op inhoud en vorm)

Het is een fris vormgegeven boek dat je kan helpen je bijeenkomsten (opnieuw) inhoud en elan te geven.

Nut van intervisie

Intervisie is dus een krachtig middel om kennis te delen en de kwaliteit van een team op niveau te krijgen en te houden. Patrick Lencioni beschrijft in zijn boek “de vijf frustraties van teamwork” (Business Bibliotheek, ISBN 9789047009580) hoe achtereenvolgens Vertrouwen, Conflicten, Betrokkenheid, Verantwoordelijkheid en Resultaten invloed hebben op de effectiviteit van een team. Intervisie zou daarop een positieve uitwerking kunnen hebben: al die aspecten worden beïnvloed.

Naar de sterren…

Maar er is meer en dat heeft te maken met empowerment; volgens Roderick Göttgens (2019) voelt de individuele medewerker zich empowered als:

  1. Maximaal gebruik wordt gemaakt van zijn eigen vaardigheden, competenties, houding en gedrag;
  2. Deze capaciteiten maximaal worden ingezet ten gunste van een groter geheel, bijvoorbeeld het team, de afdeling, de organisatie of de opdracht;
  3. Hij autonomie en zelf-beslissingsbevoegdheid vraagt en krijgt;
  4. Binnen gestelde kaders zelfsturing en zelfoplossend vermogen worden verwacht;
  5. Verantwoordelijkheid kan en moet worden genomen.

Göttgens heeft uit de standaard kenmerken voor empowerment de dissatisfiers van Herzberg weggeknipt en toen deze principes overgehouden. En hij voegt er een zesde aan toe. Immers, stelt hij, elk individu voelt zich empowered als hij 100% van waartoe hij in staat is, ook daadwerkelijk kan inzetten. Die behoefte heeft iedereen en dus zoekt iedereen individueel naar die erkenning. Zijn zesde principe noemt hij Teamability en hij wijdt er een boek aan met die titel (Thema, ISBN 9789462721999).

…en daar voorbij

Een team gebaseerd op Teamability is niet een team dat louter uit leden bestaat die individualistisch empowered zijn, schrijft Göttgens. In dit type team zijn de teamleden in staat om, op basis van hun eigen wil, persoonlijke belangen ondergeschikt te maken aan de belangen van het team en het einddoel. Göttgens baseert zijn recept voor teamvorming op zijn ervaringen bij het Korps Commandotroepen; het leest als een jongensboek.
Conclusie: in effectieve teams is communicatie een sleutelwoord. Dat zou kunnen beginnen met simpele, maar strak gestuurde intervisie: leren verbeteren van binnenuit.

Wil je ook leren hoe je met je team effectiever kunt werken? Ik begeleid jullie de eerste keren graag. Maak een afspraak voor een vrijblijvend gesprek!

Lees ook

Snel delen

bit.ly/InterVisie

Recente blogs

Meer weten

Wil je meer weten over deze onderwerpen? Neem dan contact met me op voor een vrijblijvend gesprek.
Bel me op 0570 77 56 29.

Deze artikelen verschenen ook op managersonline.nl