Zo maak je jullie vergadering effectief!

Ken je dat? Het overleg van de maandagochtend waarbij, ondanks alle gemaakte afspraken, toch weer niet iedereen aanwezig is? Waardoor dringend te nemen besluiten maar halfslachtig onderbouwd zijn, hamerstukken niet afgehamerd worden en jij informatie mist? Waarna in de loop van de daaropvolgende week besluiten alsnog adhoc genomen worden en bij het overleg van volgende week weer worden teruggedraaid? Gek wordt je ervan!

Vergaderingen horen bij het werk van mensen; gemiddeld wordt er tussen de 15 en 40% van iemands werktijd besteed aan vergaderingen. Er is dus iets voor te zeggen om vergaderingen effectief en efficiënt te laten verlopen: ook dat is praktisch timemanagement.
Niet effectieve-vergaderingen kosten tijd, kosten geld. Een onnut overleg van twee uur met vier afdelingsleiders en een secretaresse kost maar zo tussen de € 400 en € 600.

Wanneer is een vergadering effectief

Een effectieve vergadering is een vergadering waarin de doelstellingen duidelijk zijn bepaald en op tijd bereikt worden met gepaste en positieve bijdragen van alle betrokkenen. Een vergadering moet wat opleveren. Dat gebeurt niet zomaar. Effectieve vergaderingen vereisen nadenken, plannen, organiseren en leiderschap.
Hieronder staat een checklist van de belangrijkste zaken die besproken moeten worden en de acties die ondernomen moeten worden om succes te garanderen:

  • Voorbereiding vóór de vergadering
  • Agenda
  • Nuttig gedrag tijdens de vergadering
  • Basisregels om te zorgen voor geschikte en positieve bijdragen
  • Verslag voor na de vergadering
  • Actielijst voor na de vergadering
  • Evaluatie van de vergadering

Door deze checklist te gebruiken verhoog je de kans om efficiënte en effectieve vergaderingen te houden. Dat is respect voor jouw eigen agenda en voor die van anderen. Vergaderen is niet je hoofdtaak, maar een middel om je eigenlijke werk goed te kunnen doen.

Voorbereiding vóór de vergadering

Bepaal duidelijk het doel en de doelstelling van de vergadering.
Bedenk of de vergadering ook echt nodig is. Kan de doelstelling ook worden bereikt door andere methoden, bijvoorbeeld met memo’s, e-mail, één-op-één gesprekken, conference calls, enzovoort, dan heeft dat de voorkeur.

Bepaal wie erbij betrokken moeten zijn, en wie zou moeten voorzitten.
Bespreek de voorgenomen vergadering met de betrokkenen en instrueer hen.

Organiseer de datum, tijd en plaats van de vergadering.
Bereid een agenda voor waarop de volgende dingen staan, en deel die uit:

  • gesprekspunten
  • de tijd die voor elk punt zal worden uitgetrokken
  • de naam/initialen van de persoon die de discussie zal leiden
  • de datum, begin- en eindtijd, de locatie
  • toepasselijke bijlagen en pre-briefing materialen (gebruik SharePoint en GoogleDocs waar mogelijk)

Agenda’s moeten tenminste drie werkdagen voorafgaand aan de vergadering worden uitgedeeld. Geef op de agenda aan of punten ter informatie, ter discussie of ter beslissing zijn, en benadruk specifieke of ongewone punten in de bijlagen.

Regel de ruimte en zorg, indien nodig, voor hulpmiddelen als een beamer, flip-overs of een whiteboard, voor pennen, potloden en papier en voor thee en koffie.
Vraag één van de deelnemers om aantekeningen te maken tijdens de vergadering, of zorg voor een notulist.

Nuttig gedrag tijdens de vergadering

Begin op de tijd: de voorzitter moet als eerste aanwezig zijn en controleren of de nodige faciliteiten etc. aanwezig zijn. Stel iemand die nieuw is voor aan de groep, of vraag de aanwezigen zichzelf voor te stellen als het een eerste vergadering is. Evalueer het doel/de doelstellingen van de vergadering en controleer of iedereen ze begrijpt.
Gebruik de basisregels onder het volgende kopje om geschikte en positieve bijdragen te garanderen.

Controleer regelmatig begrip en overeenstemming. Samenvatten van discussies is niet alleen handig om helder te krijgen waartoe het toe heeft geleid, het is ook prettig voor de notulist. Niet van elke notulist mag immers worden verwacht dat hij of zij ook inhoudelijk op de hoogte is. Schrijf acties en beslissingen meteen op als ze zijn afgesproken. Probeer actiepunten evenredig te verdelen.
Als belangrijke punten worden geopperd die niet op de agenda stonden, zet ze dan in de ‘wachtstand’ om later te bespreken.

Houd de tijd in de gaten. Als je over een bepaald punt geen overeenstemming kunt bereiken, zoek dan een punt van overeenstemming in de argumenten en bied alternatieven. Je kunt ook vaststellen wat het fundamentele geschilpunt is en de discussie na de vergadering met de betrokkenen weer oppakken.

Evalueer de acties. Let erop dat het volgende erin is opgenomen: welke actie vereist is, wie daarvoor verantwoordelijk is en wanneer de actie moet zijn afgerond. Er kan meer dan één persoon betrokken zijn bij het afwikkelen van een actiepunt, maar er kan er maar één verantwoordelijk zijn voor het eindresultaat.

Spreek een tijd, datum en plaats af voor de volgende vergadering. Over die datum moeten jullie het eens zijn, zoals je het er ook over eens bent dat deze datum stáát: verkopers bijvoorbeeld hebben nogal eens de neiging een overleg te cancellen en een verkoopgesprek door te drukken. ‘Business is business’, tenslotte. Maar: daarmee maak je je eigen doelstellingen belangrijker dan die van het team en dat is onwenselijk.
Evalueer de afgelopen vergadering om zaken te benoemen die tijdens toekomstige vergaderingen beter kunnen.

Basisregels om gepaste en positieve bijdragen te garanderen

Luister actief en betrokken als anderen spreken, niet alleen om je tegenargumenten te verzamelen. Zorg dat je begrijpt wat er gezegd wordt, en stel vragen als het niet duidelijk is. Respecteer de mening van anderen, en als nodig ‘agree to disagree’.

Waardeer alle bijdragen en bouw voort op suggesties of ideeën, boor ze niet de grond in; hanteer eventueel de Denkpetten, een effectieve manier van Edward de Bono om creativiteit ruimte te geven.
Breng bijbedoelingen aan de oppervlakte: wees eerlijk, toon je gevoelens en zorg, maar wordt niet te emotioneel. Wees onbevooroordeeld en zoek naar positieve dingen.

Domineer discussies niet, moedig ook anderen aan om hun gezichtspunten en meningen te uiten. Hou je aan het onderwerp en dwaal niet af. Help ook anderen niet af te dwalen.
Als je de vergadering wilt evalueren en op aspecten wilt verbeteren, kun je bijvoorbeeld kiezen voor het op tijd afronden, te laat komen, tijdigheid van een agenda, afronden van actiepunten, enzovoort.

Na de vergadering

Maak binnen 24 uur na de vergadering notulen van de afgesproken actie en deel die uit. Bevorder het afmaken van toegewezen acties en houd de voortgang van acties in de gaten.
Bereid je voor op de volgende vergadering.

Tips

  • Vergader alleen als het beslist noodzakelijk is.
  • Stel een vergaderplan op: wat wil je bereiken, wat wil je besproken hebben, wat moet er besloten worden, wie moeten deelnemen, hoeveel tijd trek je uit?
  • Stel een agenda op en laat de rondvraag daarbuiten (!)
  • Verzamel relevante informatie en stuur die tevoren toe
  • Regel ruimte, middelen en koffie, thee en water
  • Blik terug op de vorige vergadering en de actiepunten
  • Vat samen wat gezegd is; schrijf eventueel mee op een whiteboard of flip-over
  • Begin op tijd (beloon de laatkomers niet!) en hou je aan de afgesproken eindtijd
  • Stel een actieplan of besluitenlijst op: wie doet wanneer wat?
  • Evalueer de vergadering (!)
  • Verzend notulen zo snel mogelijk

Lees ook

Natuurlijk, niemand is perfect. Maar soms wordt een imperfectie echt een 'dingetje'. Omdat je weet dat het anderen ook op gaat vallen of, erger nog, omdat je de consequenties ervan mee naar huis neemt. Je hebt echt last van jezelf.
Geldt dat ook voor jou? Dan zeg ik 'kom op', zet nu die stap. Je kunt gemakkelijker en moeiteloos naar de beste versie van jezelf. Want ik help je graag! Bel nu 0575-775629. Ik neem zelf de telefoon op: heel waarschijnlijk kunnen we binnen een week een afspraak maken. Doen!