Omgaan met onderbrekingen
Onderzoek toont aan dat je in een kantooromgeving 60% van je tijd besteed aan onderbrekingen en randzaken. Vooral de impact op onze concentratie is desastreus voor je productiviteit. Daar kun je weliswaar wat aan doen: dat vraagt vooral een verandering van je eigen werkhouding.
Productiviteit heeft te lijden
Volgens de onderzoekers Horvitz en Iqbal (2007) betekent dit dat werknemers bijna 36 minuten van ieder uur besteden aan iets dat niet tot hun oorspronkelijke taken behoort. Zelfs als een deel van die onderbrekingen echt noodzakelijk was voor het werk, geeft het onderzoek nog een aanzienlijke en voortdurende vermindering van de productiviteit aan.
Kwestie van houding
In al wat ouder onderzoek kwamen Gloria Mark en Victor Gonzalez (2004) bij soortgelijk onderzoek in een groep van 36 kantoormedewerkers op andere cijfers uit. In hun onderzoek namen ze immers ook onderbrekingen van telefoon en binnenlopende collega's mee. Zij zagen een interval van 11 minuten tussen onderbrekingen, maar constateerden een gemiddelde van 25 minuten voordat werd teruggekeerd naar de oorspronkelijke taak. In hun conclusie noemen ze 28% productiviteitsverlies tegen de 60% verlies van Horvitz en Iqbal. Ook Spira en Feintuch (2005) kwamen tot dezelfde conclusies.
Bekijk hieronder de samenvatting(tekst gaat verder onder de video).
Tien tips
Hoe ga je om met onderbrekingen? Regel 1 is dat je ze zoveel mogelijk probeert te voorkomen als dat nodig is.
- Zorg ervoor dat je email niet vanzelf in pop-up opkomt;
- Schakel je telefoon door, en geef daarbij aan wanneer je weer bereikbaar bent (en hou je daaraan!);
- Zet je mobiele telefoon op voice-mail;
- Vertel collega's op je kamer dat je een uur ongestoord wilt werken en hun vragen tot straks te bewaren;
- Als je wordt onderbroken, vraag je dan af wat belangrijker is: de onderbreking of wat je aan het doen bent. Zeg zo nodig 'nee' tegen binnenlopers en vertel ze wanneer je naar ze toekomt om hun vragen te beantwoorden.
- Probeer onderbrekingen kort te houden; vraag: 'wat wil je, waarom, wanneer' etcetera.
- Maak een ToDo-lijst om dat wat je zou moeten doen weer snel te kunnen oppikken
- Hou een logboek bij van je binnenlopers: misschien is er een patroon. Ga in het vervolg naar hen toe; op die manier bepaal jij wanneer je weer weggaat
- Wees assertief: leer om te gaan met 'heb je even?'
- Voor botte onderbrekers: sta op bij onderbrekingen, haal de stoel tegenover je bureau weg, vermijd oogcontact, kijk op je horloge
Deel jouw tip
Heb je ook tips voor het omgaan met werkonderbrekingen? Deel ze met anderen en reageer op dit artikel: stuur me een email!
Lees ook
Snel delen
Recente blogs
- Werken met een kookwekker: lekker productief zijn!
- Tijdrovers (5): telefoon
- Tijdrovers (4): uitstelgedrag
- Tijdrovers (3): collega's en huisgenoten
- Tijdrovers (2): e-mail
- Tijdrovers (1): 'dingen tussendoor'
- Oei, planning overhoop
- Waar moet je rekening mee houden bij het coachen van je eigen team
- Wie loslaat, heeft twee handen vrij
- Het ego: op ramkoers met je zelf
- Vijf stappen naar meer resultaat
- Het grote geheim van begrepen worden
- Laat je vooroordelen maar varen
- Hoe ontwikkel je coachend leiderschap
- Je Kernkwaliteiten
Meer weten
Wil je meer weten over deze onderwerpen? Neem dan contact met me op voor een vrijblijvend gesprek.
Bel me op 0570 77 56 29.
Deze artikelen verschenen ook op managersonline.nl