Ontdek het geheim van begrepen worden

Ken je dat? Met lang niet iedereen loopt je communicatie van een leien dakje. Soms gaat het ronduit stroperig. Er zijn er die aan een half woord genoeg hebben, anderen horen na twee keer uitleggen nog niet wat je bedoelt. Het is dan ook ronduit frustrerend om te zien dat zaken daarom stagneren of zelfs helemaal buiten beeld raken. Willen mensen gewoon niet of is er wat anders aan de hand? Ik laat je hieronder zien hoe je je communicatie afstemt op álle luisteraars. Zodat je eenvoudig en moeiteloos beter begrepen wordt.

Ieder zijn eigen voorkeur

Dat communicatie soms stokt, komt omdat niet iedereen dezelfde ‘taal’ spreekt. Onze spreektaal is namelijk slechts een vehikel voor hoe we onze belevingswereld uiten. En net die laatste is dat per mens nogal verschillend.

Laten we zeggen dat mensen op verschillende manieren denken. En dat ze daarmee een bepaalde voorkeur hebben om te communiceren. Ongeveer één derde heeft een visuele voorkeur, ongeveer één derde heeft een auditieve voorkeur en nog een deel heeft een gevoelsmatige voorkeur. Er zijn er ook nog die voorkeur hebben voor geur- en smaak-gerelateerd taalgebruik, maar dat percentage is verwaarloosbaar klein.

Je hoort het vanzelf

De groep gevoelsmatig ingestelden heeft letterlijk meer tijd nodig om te begrijpen wat je zegt, ze zijn langzamer. De auditief ingestelden zijn wat vlotter en de visueel ingestelden zijn het snelst in begrip en hun reacties. Alle drie gebruiken ze in hun voorkeur ook andere woorden.

• De visueel ingestelden hoor je woorden of zinnen gebruiken als ‘het hele plaatje’, ‘het in beeld hebben’, ‘stel je voor’, ‘laat maar zien’, enzovoort.
• De meer auditief ingestelden hebben voorkeur voor termen van geluid, zoals ‘klinkt goed’, ‘dat zegt me niets’, ‘uitgesproken voorkeur’, ‘klinkt als…’, enzovoort.
• Gevoelsmatig ingestelden hoor je praten in termen van ‘niet warm van’, ‘wat beweegt iemand die…’, ‘mijn onderbuik’, ‘voelt als…’ , enzovoort.

Het gaat hier nadrukkelijk om voorkeuren en het is nooit zwart-wit. Het is dus niet zo dat het vocabulaire van iemand heel strikt woorden wel of niet zal bevatten.

Welke voorkeur heb je zelf?

Mocht je benieuwd zijn naar je eigen voorkeur, dan zou je daar eens alert op kunnen zijn. Weten wat je eigen voorkeur is, kan je helpen om te zorgen dat anderen jou beter begrijpen. Jouw voorkeur hoeft immers de hunne niet te zijn. Noteer je antwoorden maar eens op de volgende vragen en probeer er een trend uit te filteren:

• Als ik nieuwe telefoon krijg, zal ik als eerste…
• Als ik de weg zoek, zal ik…
• Als ik wat nieuws ga komen, zal ik…
• Als ik me mijn eerste auto herinner…
• Mijn vrije tijd breng ik meestentijds door met…

Rekening houden met het individu

In gesprekken die wat moeizaam verlopen of waarin je je niet altijd direct begrepen voelt, kan het helpen om te onderzoeken welke voorkeur je gespreksgenoot heeft. De meest eenvoudige manier om daarachter te komen is te luisteren naar de ander. Omdat we die zich niet bewust is van een voorkeur, heeft het geen zin om ernaar te vragen. Wat je wel kunt doen, is eens informeren naar hoe zo iemand bijvoorbeeld de net afgelopen vergadering beleefd heeft. Welke termen gebruikt hij of zij om die te beschrijven? Zijn dat visuele, auditieve of gevoelsmatige typeringen?

Zoek vervolgens aansluiting door in je reactie rekening te houden met het repertoire van de ander. Gebruik woorden uit hetzelfde spectrum. Je zult ontdekken dat je dan beter aansluiting hebt. Je kunt elkaar gemakkelijker begrijpen. Je zult merken dat je het zelfs op een constructieve manier oneens kunt zijn, als je maar op dezelfde golflengte communiceert. ‘Agree to disagree’, noemen de Engelstaligen dit. Dat wordt een stuk makkelijker, als je elkaar werkelijk begrepen hebt.

Rekening houden met je team

Ook in je team kan er beter over en weer begrip zijn en als je kunt afstemmen op alle drie de voorkeuren. Zo kan elk teamlid het gevoel krijgen dat er werkelijk contact is.

Uiteraard kan dat niet door dezelfde formuleringen te gebruiken. Je zult de teamleden met hun voorkeuren één voor één moeten aanspreken en wel de traagste het eerst. In je opening of inleiding van de bijeenkomst gebruik je dan eerst termen die aansluiten bij de gevoelsmatig ingestelden, daarna de auditief ingestelden en als laatste spreek je de visueel ingestelden aan. Zo’n brede inleiding hoeft maar heel kort te zijn. Ook je tempo pas je aan: je begint langzaam, laat zelfs pauzes vallen. Daarna kun je versnellen.

Vanzelf zullen de visueel ingestelden even fronsen bij je trage begin – het gaat ze niet vlot genoeg. Maar al snel merken ze dat ze aan kunnen sluiten… Een voorbeeld van zo’n gefaseerde en afgestemde inleiding vind je helemaal bovenaan dit artikel in de inleiding.

Bemiddelen

Ook tussen je teamleden onderling kan de mismatch bestaan. Sommigen ‘liggen’ elkaar niet, simpelweg omdat hun voorkeuren niet overeenkomen. Wanneer je zelf geoefend hebt en aansluiting hebt gevonden met je individuele teamleden, zou je kunnen bemiddelen tussen teamleden die elkaar (nog) niet snappen. Dat doe je door hen beide te laten uitleggen wat er speelt. Vervolgens herhaal je de lezing van beiden in hun eigen voorkeurstaalgebruik en leidt je ze naar concensus door de voor hen neutrale, derde voorkeur te gebruiken. Dat zou zo kunnen gaan:

A: ‘Ik zie niet waarom je nu ineens zo anders tegen dat besluit aankijkt’ (visuele voorkeur)
B: ‘Het voelt gewoon niet goed, daarom is het blijven liggen’ (gevoels voorkeur)
A: ‘Maar voor mij is het helder, ik zie het probleem niet’ (visuele voorkeur)
B: ‘Het zit vast op definities, we zitten er gewoon anders in’ (gevoels voorkeur)
A:  ‘Maar dat komt omdat je het niet zien wilt. Bekijk het eens uit mijn standpunt!’
Jij: ‘A, het lijkt voor mij alsof jij wel een helder beeld hebt van de afspraken. En jij, B, voelt je klemgezet door de besluitvorming’. Hoe klinkt het voor jullie als we er op mijn kantoor nog kort over doorpraten, totdat het voor jullie beiden goed klinkt en we tot overeenstemming kunnen komen?’

In de praktijk

Om met deze handvatten in de praktijk vlot en moeiteloos te kunnen werken, vraagt wat voorbereiding. Neem dat serieus, want je wilt niet experimenteren met iets dat je niet goed onder de knie hebt. Wanneer er aanleiding voor is en je verwacht met deze techniek je voordeel te kunnen doen, ga je als volgt te werk:

1. Herleid je eigen, dominante voorkeursstijl. Doe dat aan de hand van de voorbeeldvragen hierboven of doe de test
2. Oefen met iemand die je in vertrouwen neemt, bijvoorbeeld je partner thuis of je P&O’er
3. Herleid de voorkeursstijl van degene(n) waarmee je communicatie niet vlekkeloos verloopt
4. Vind een aanleiding om één op één het gesprek aan te gaan; benadruk dat je tot een betere verstandhouding wilt komen; gebruik de techniek zoals hierboven omschreven

Tot slot

Deze techniek zou je kunnen voorkomen als manipulatief. Ik kan er kort over zijn: dat is het ook. Ik ga er echter vanuit dat je vooreerst je eigen ethiek toepast. Want net zoals je met software de testgegevens van auto’s kunt beïnvloeden, kun je met gesprekstechnieken het resultaat van een gesprek naar je hand zetten. Dat geldt voor alle technieken, dus ook voor deze.

Per saldo echter verbeter je voor je gesprekspartner en jezelf de verstandhouding en dat is niet alleen voor jullie beide goed, maar ook voor de organisatie. Je voorkomt dat er energie weglekt die veel beter kan worden gebruikt.

Lees ook

• Hoe wij beslissingen nemen
• Omgaan met moeilijke collega's
• Hoe vermijd ik confrontaties?

Snel delen

http://bit.ly/begrepen