Word geen eigenaar van andermans problemen
Word je vaak afgeleid door vragen van je medewerkers? Of komen externen hun probleem bij jou “parkeren”? Het zou ideaal zijn als zij hun problemen zelf oplossen. Tegelijkertijd wil je niet onbereikbaar overkomen. Hoe zorg je ervoor dat anderen hun problemen niet op jouw bord schuiven, maar dat er wel oplossingen komen?
Oneigenlijke vragen
Als leidinggevende ben je vaak ook een vraagbaak. Zeker als je leidinggevende bent geworden op anciënniteit: je bent degene met de meester ervaring. Je helpt je team dan bij het oplossen van problemen en biedt antwoorden op moeilijke vragen. Voor klanten wil je een betrouwbare partner zijn, zodat ze graag terugkomen. Maar soms ben je zó druk met anderen, dat je zelf nergens meer aan toekomt. Het lijkt alsof je de hele dag bezig bent met brandjes blussen.
En je eigen werk?
Door het oplossen van andermans problemen vliegt de dag voorbij. Je eigen taken blijven liggen. Als manager of ondernemer zou je tijd moeten hebben voor strategische plannen en de groei van je bedrijf. Maar door deze constante afleiding blijven jouw ideeën en plannen in concept hangen. Om uit dit patroon te komen, moet je anders leren omgaan met problemen die op je afkomen.
Vier typen problemen
Niet elk probleem vraagt dezelfde aanpak. Door de verschillen te herkennen, bepaal je gemakkelijker wanneer je moet ingrijpen en wanneer je het beter kunt overlaten.
- Interne, productgerelateerde problemen: Medewerkers missen kennis of inzicht om het probleem op te lossen. Ze doen een beroep op jouw vakmanschap.
- Interne, procesgerelateerde problemen: Medewerkers zijn capabel genoeg, maar durven geen beslissing te nemen. Ze vragen jou om bevestiging.
- Externe, productgerelateerde problemen: Klanten vragen advies. Jouw expertise kan hier het verschil maken, al kan een goed opgeleide medewerker vaak ook helpen.
- Externe, relatiegerelateerde problemen: Klachten, betalingen of leveringen die niet soepel verlopen. Klanten willen “de baas” spreken, maar het is niet altijd verstandig om direct zelf in te springen.
Naar praktische oplossingen
Nu we de soorten problemen onderscheiden, kun je strategisch bepalen waar je echt bij moet zijn en wat je kunt delegeren.
Productgerelateerde interne problemen
Je bent de specialist en medewerkers kloppen bij je aan voor jouw expertise. Hoewel dit je ego kan strelen, is het efficiënter om je kennis te delen. Dit kan via training of door een FAQ-systeem. Houd ruimte voor uitzonderingen, maar voorkom dat je hele dagen in de details zit. Plan bijvoorbeeld een vast moment om knelpunten met het team door te nemen.Procesgerelateerde interne problemen
Hier wordt de verantwoordelijkheid naar boven geschoven. Introduceer een simpele regel: medewerkers mogen pas met een probleem naar jou komen als ze zelf drie mogelijke oplossingen hebben bedacht. Dit bevordert hun zelfredzaamheid. Zo voorkom je dat grote problemen escaleren door gebrek aan beslissingsvermogen.Productgerelateerde externe problemen
Hier voeg je waarde toe door mee te denken en je te onderscheiden van concurrenten. Voorwaarde is dat je team goed afbakent welke vragen echt jouw expertise nodig hebben. Overweeg een deel van deze verantwoordelijkheid bij een verkoopmedewerker of op de website te leggen, zodat je niet continu zelf hoeft in te springen.Relatiegerelateerde externe problemen
Het lijkt misschien logisch om zelf in te grijpen, maar doe dat niet te snel. Als je steeds op escalatieniveau instapt, verwachten klanten dat alleen jij deze problemen kunt oplossen. Dit kan tot extra kosten leiden en ondermijnt de zelfredzaamheid van je team. Geef je team de tools en het vertrouwen om met klachten om te gaan. Zo kunnen zij deze situaties zelfstandig afhandelen.
Samenvatting: Wees zuinig op je tijd
Jouw tijd is kostbaar. Zorg dat je wordt ingezet voor zaken die echt jouw aandacht en expertise vereisen. Analyseer waarom problemen bij jou terechtkomen en neem maatregelen om de verantwoordelijkheden beter te delegeren. Zo houd je ruimte voor strategische initiatieven en voorkom je dat je vastloopt in de dagelijkse operatie.
Klantcontact is waardevol om voeling te houden met je markt. Maar zorg dat het jou niet belemmert in je eigen werk. Met een heldere verdeling van verantwoordelijkheden kunnen jij en je team zich focussen op wat echt belangrijk is.
Snel delen
Recente blogs
- Twaalf tips om met stress om te gaan
- Word geen eigenaar van andermans problemen
- Vijf tips om meer te kunnen doen
- "Dat komt niet goed"
- Zo managen succesvolle leiders hun tijd
- Waarom onderbrekingen van werk je team uitputten
- Waarom jouw persoonlijke groei cruciaal is voor het succes van je team
- Waarom je communicatie mogelijk niet werkt
- Waarom traditioneel teammanagement niet werkt
- Whitepaper: maatschappelijk belang van coaching (NOBCO)
Meer weten
Wil je meer weten over deze onderwerpen? Neem dan contact met me op voor een vrijblijvend gesprek.
Bel me op 0570 77 56 29.
Werd jij leidinggevende tegen wil en dank?
Ga je niet meer met plezier naar je werk?
Toen ze je vroegen, was je gevleid. Maar nu? Spijt.
Je bent onzeker geworden
Vertrouwt niet eens je eigen mensen. “Micro-manager” — zo fluisteren ze je achter je rug.
Je voelt je middelmatig. Nutteloos. Wat voeg je nog toe?
Liefst wil je terug
Naar je oude functie, maar daar zit al een ander. Het kan niet eens, met je nieuwe salaris. Je kunt niet voor- of achteruit.
In mijn whitepaper ontdek je welke eenvoudige stappen je kunt zetten om weer middenin je team te staan in plaats van geïsoleerd erboven.
Zodat je gemotiveerd en inspirerend je rol als leidinggevende invult. Je voelt aan alles dat je van betekenis bent voor anderen. En je voelt je weer nuttig, want je voegt echte waarde toe aan je team.
Voel je zekerder in je rol als leidinggevende. Download nu de whitepaper.