Vijf tips om als leidinggevende meer te kunnen doen
Het device waarop je dit leest kan waarschijnlijk multitasken. Dat wil zeggen: meerdere taken tegelijk uitvoeren. We verwachten hetzelfde van onszelf – we 'horen erbij' als we alles tegelijk kunnen doen. Maar net zoals je computer vertraagt met te veel vensters open, raken ook wij overbelast als we verschillende taken tegelijk aanpakken. De waarheid? Echt multitasken kunnen we niet.
Zelf dingen tegelijk doen
Ja, je kunt autorijden en bellen tegelijk, maar je aandacht is altijd bij één van de twee minder scherp. Dat geldt ook voor je werk: je kunt je volle aandacht maar aan één ding tegelijk geven. Multitasken op kantoor is eigenlijk alsof je één persoon achter meerdere loketten van een druk postkantoor zet: gekkenwerk.
De kantoordag: aandacht als slagveld
Op kantoor wil alles om je aandacht strijden: de offerte, een collega met een vraag, je e-mails, telefoontjes, zelfs die stapel post van gisteren. Elk moment dat je wordt afgeleid, moet je daarna weer opnieuw je focus vinden – iets dat tijd en energie kost. Onderzoek wijst uit dat de gemiddelde kantoormedewerker slechts 11 minuten aan één stuk door kan werken voordat een onderbreking roet in het eten gooit. En het duurt dan gemiddeld 28 minuten om echt weer in je taak te komen.
De impact van onderbrekingen
Onderbrekingen op werk vallen vaak in twee categorieën:
- Je onderbreekt jezelf voor een vraag aan een collega.
- Iemand anders onderbreekt je met een vraag.
Die tweede, ongeplande onderbrekingen, blijken de grootste verliespost. Ze variëren van een collega die binnenkomt en je werk echt onderbreekt, tot achtergrondruis, zoals je collega’s die luid telefoneren. Al deze verstoringen hebben een cumulatief effect op je focus en werktempo.
De spanningsboog van je aandacht
Als je vrijwillig gefocust bent, houd je gemiddeld anderhalf uur vast. Maar elke keer dat je wordt onderbroken, moet je opnieuw proberen in je werkritme te komen. In een ideaal scenario kun je een taak van anderhalf uur afronden zonder verstoringen. Echter, door constante afleiding en onderbrekingen, ben je vaak veel langer bezig en stapelen onafgeronde taken zich op (lees ook: waarom onderbrekingen je team saboteren).
Wat kun je eraan doen?
Het is tijd om de regie terug te nemen. Met een aantal eenvoudige maatregelen voorkom je dat jouw tijd en energie steeds worden opgeëist door anderen:
Prioriteer je taken: Bepaal welke taken jouw aandacht écht verdienen en maak onderscheid tussen belangrijk en minder belangrijk.
Onderzoek de bron van onderbrekingen: Vaak veroorzaakt een klein deel van je collega’s of processen het merendeel van de verstoringen. Pak deze structureel aan voor duurzame verbetering.
Wees collega’s voor: In plaats van te wachten tot zij je werk onderbreken, maak zelf rondes om vragen te inventariseren. Zo bepaal je zelf wanneer en hoeveel tijd je eraan besteedt, terwijl je bovendien mogelijke problemen al in de kiem smoort.
Plan ononderbroken werktijd: Reserveer dagelijks een blok van anderhalf uur voor jezelf. Laat een collega of secretaresse tijdelijk je taken overnemen en scherm deze tijd af van onderbrekers.
Werk niet buiten werktijd: Vermijd de verleiding om na werktijd verder te werken. Streef ernaar je werk tijdens reguliere uren af te ronden.
Onderzoek & conclusies
Sinds 2005 (Jonathan B. Spira (2005) " The high cost of workplaceinteruptions") weten we al dat de gemiddelde kantoormedewerker slechts 11 minuten aaneengesloten kan werken. Met alle notificaties en apps van nu is de werkdruk alleen maar toegenomen, en we halen die 11 minuten waarschijnlijk niet eens meer. Het is dus tijd om jezelf te beschermen tegen verstoringen en te kiezen voor focus. Manage je werkdag actief, stuur je agenda zelf – en capituleer niet voor de waan van de dag.
© John Vrakking Training & Coaching 2024
Lees ook
Snel delen
Recente blogs
- Twaalf tips om met stress om te gaan
- Word geen eigenaar van andermans problemen
- Vijf tips om meer te kunnen doen
- "Dat komt niet goed"
- Zo managen succesvolle leiders hun tijd
- Waarom onderbrekingen van werk je team uitputten
- Waarom jouw persoonlijke groei cruciaal is voor het succes van je team
- Waarom je communicatie mogelijk niet werkt
- Waarom traditioneel teammanagement niet werkt
- Whitepaper: maatschappelijk belang van coaching (NOBCO)
Meer weten
Wil je meer weten over deze onderwerpen? Neem dan contact met me op voor een vrijblijvend gesprek.
Bel me op 0570 77 56 29.
Werd jij leidinggevende tegen wil en dank?
Ga je niet meer met plezier naar je werk?
Toen ze je vroegen, was je gevleid. Maar nu? Spijt.
Je bent onzeker geworden
Vertrouwt niet eens je eigen mensen. “Micro-manager” — zo fluisteren ze je achter je rug.
Je voelt je middelmatig. Nutteloos. Wat voeg je nog toe?
Liefst wil je terug
Naar je oude functie, maar daar zit al een ander. Het kan niet eens, met je nieuwe salaris. Je kunt niet voor- of achteruit.
In mijn whitepaper ontdek je welke eenvoudige stappen je kunt zetten om weer middenin je team te staan in plaats van geïsoleerd erboven.
Zodat je gemotiveerd en inspirerend je rol als leidinggevende invult. Je voelt aan alles dat je van betekenis bent voor anderen. En je voelt je weer nuttig, want je voegt echte waarde toe aan je team.
Voel je zekerder in je rol als leidinggevende. Download nu de whitepaper.