Waarom zijn je mensen aan het eind van de dag bekaf?

Spanningsboog
Eerst een klein beetje theorie: mensen kunnen zich gemiddeld anderhalf uur achtereenvolgens goed concentreren op een taak. Dat komt neer op zes blokken van een kwartier: zes ‘nokken’ van een LEGO-blokje, als je het visueel wilt voorstellen. Dit vermogen om ons te concentreren noemen we de aandachtspanne of spanningsboog.

Gemiddelde
De anderhalf uur is echter een gemiddelde. Sommige mensen hebben een kortere spanningsboog, bijvoorbeeld een uur, terwijl anderen wel twee uur geconcentreerd kunnen blijven. Maar wat we vaak vergeten, is dat deze concentratieperiode zeldzaam optimaal benut wordt, vooral op een gemiddelde kantoorwerkplek.

Opgedeeld
Uit onderzoek blijkt dat mensen op een gemiddelde kantoorwerkplek elke zes tot twaalf minuten worden onderbroken. Dit kan komen door een telefoontje, een e-mail of een binnenlopende collega, maar ook door de werknemer zelf die besluit tussendoor even iets anders te doen. Stel dat we afronden naar een onderbreking om de 15 minuten: dat betekent dat zo'n concentratieblok zichzelf in zes stukjes van een kwartier opdeelt.

Geen probleem, zou je denken: zes keer een kwartier is toch ook anderhalf uur?

Was het maar zo simpel
Het probleem is dat elke onderbreking extra tijd kost. Na een onderbreking moet je namelijk niet alleen de nieuwe taak uitvoeren, maar vervolgens ook weer terugkeren naar je oorspronkelijke taak. Dit betekent dat je je opnieuw moet concentreren, en dat duurt langer dan je misschien denkt. Uit onderzoek blijkt dat het gemiddeld wel 20 tot 30 minuten duurt voordat iemand weer volledig terug is op het oorspronkelijke concentratieniveau.

Terug naar flow
Met andere woorden: de tijd die je nodig hebt om weer ‘in de flow’ te komen, is verloren tijd. De taak die normaal in anderhalf uur afgerond had kunnen worden, vraagt nu door alle onderbrekingen zomaar vier uur van iemands tijd. Wat in anderhalf uur gedaan had kunnen worden, kost nu een halve dag.

Klaar mee
En ondertussen is de spanningsboog van anderhalf uur nog steeds dezelfde, maar wordt die telkens weer doorbroken. Het gevolg? Je medewerkers raken gefrustreerd en vermoeid.

Teleurstelling
Wanneer iemand, midden in de zoveelste onderbreking, de klus zat is, stapelt hij of zij dit onafgemaakte werk vaak op een hoop met andere taken die ook nog moeten worden afgerond. Deze stapel blijft groeien, wat leidt tot stress en het gevoel dat er geen vooruitgang geboekt wordt. De motivatie keldert en de voldoening van afgeronde taken blijft uit, wat uiteindelijk bijdraagt aan een gevoel van uitputting.

Dus, wat kun je doen als leidinggevende?

Hier zijn wat strategieën om onderbrekingen te minimaliseren en de productiviteit te verhogen:

1. Creëer ‘focusblokken’: Zorg voor periodes waarin medewerkers ongestoord kunnen werken. Dit kunnen blokken van anderhalf tot twee uur zijn, waarin iedereen duidelijk weet dat ze elkaar niet storen en e-mails en telefoontjes negeren. Geef je teamleden het vertrouwen en de ruimte om zich echt te concentreren.

2. Stimuleer reflectie en prioritering: Moedig medewerkers aan om bewust te kiezen wat ze wel en niet oppakken. Vaak zijn het de kleine keuzes die leiden tot onderbrekingen, zoals het direct willen beantwoorden van een binnenkomende e-mail. Help hen prioriteiten te stellen en focus te houden op wat op dat moment belangrijk is. Door meer bewustzijn te creëren over hun keuzes, geef je je medewerkers de regie terug over hun eigen tijd.

3. Deel kennis over efficiëntie: Leer je team hoe ze taken in logische stappen kunnen opdelen en afmaken, zodat ze minder snel afgeleid raken. Wanneer een taak duidelijk gedefinieerd en overzichtelijk is, is de kans groter dat iemand deze zonder onderbrekingen afmaakt. Dit versterkt niet alleen hun gevoel van competentie, maar zorgt ook voor meer voldoening.

4. Bewustzijn van impact: Help je medewerkers inzien hoe onderbrekingen niet alleen hun eigen productiviteit beïnvloeden, maar ook die van collega’s. Door bewust te zijn van de impact van hun eigen gedrag op anderen, stimuleer je empathie binnen het team en werk je aan een cultuur waarin mensen elkaar helpen om effectief te werken.

5. Flexibele pauzes: Een belangrijke maar vaak onderschatte strategie is het inlassen van korte pauzes na periodes van intensief werk. Hiermee geef je het brein de tijd om op te laden en te ontspannen, wat leidt tot een verhoogde productiviteit wanneer ze terugkeren naar de taak. En een pauze betekent 'niets doen' dat concentratie vraagt. Maar ook niet even buurten bij een collega...

Samenvattend:

Onderbrekingen lijken misschien klein en onbeduidend, maar hun invloed op de werkplek kan groot zijn. Niet alleen kost het je medewerkers tijd, het verlaagt ook de kwaliteit van het werk en het werkplezier. Door als leidinggevende bewust te zijn van deze effecten en actief te zoeken naar manieren om onderbrekingen te beperken, kun je bijdragen aan een productievere en prettigere werkomgeving voor iedereen. Je team zal minder vermoeid raken, meer voldoening halen uit hun werk en uiteindelijk ook betere resultaten boeken.

Als je mensen aan het eind van de dag bekaf zijn en je merkt dat de output tegenvalt, weet je nu waar dat waarschijnlijk aan ligt. Stel jezelf de vraag: hoe kunnen we samen zorgen voor meer aaneengesloten focusmomenten, zodat iedereen met voldoening zijn werk kan afronden?

Ga je niet meer met plezier naar je werk?
Toen ze je vroegen, was je gevleid. Maar nu? Spijt.

Je bent onzeker geworden
Vertrouwt niet eens je eigen mensen. “Micro-manager” — zo fluisteren ze je achter je rug.
Je voelt je middelmatig. Nutteloos. Wat voeg je nog toe?

Liefst wil je terug
Naar je oude functie, maar daar zit al een ander. Het kan niet eens, met je nieuwe salaris. Je kunt niet voor- of achteruit.

In mijn whitepaper ontdek je welke eenvoudige stappen je kunt zetten om weer middenin je team te staan in plaats van geïsoleerd erboven.
Zodat je gemotiveerd en inspirerend je rol als leidinggevende invult. Je voelt aan alles dat je van betekenis bent voor anderen. En je voelt je weer nuttig, want je voegt echte waarde toe aan je team.
Voel je zekerder in je rol als leidinggevende. Download nu de whitepaper.